Selecteer een pagina

Onderzoeken 2013 – 2014

Monitoring en evaluatie ambtelijke integratie Wassenaar en Voorschoten

Aanleiding
In maart 2012 hebben de gemeenteraden van Wassenaar en Voorschoten besloten in te stemmen met een voorstel tot volledige integratie van de ambtelijke ondersteuning. Met deze geïntegreerde ambtelijke ondersteuning willen de besturen effectiever en efficiënter opereren. Op deze wijze kan beter worden ingespeeld op de eisen die aan de gemeenten worden gesteld, zeker in deze tijden van budgettaire krapte. Op 1 januari 2013 zijn alle medewerkers van deze gemeenten in dienst getreden van de Werkorganisatie Duivenvoorde.

In het Onderzoeksplan 2013-2014 van de Rekenkamercommissie, dat na overleg met de raden is opgesteld, is vastgelegd dat de Rekenkamercommissie de raden van Wassenaar en Voorschoten zal ondersteunen bij het monitoren en evalueren van de ambtelijke integratie.

Rekenkamerbrief over vormgeven monitoring en evalautie ambtelijke integratie
In een brief van 24 juni 2013 aan de gemeenteraden van Voorschoten en Wassenaar heeft de Rekenkamercommissie aanbevelingen gedaan over het stapsgewijs vormgeven van monitoring en evaluatie van de ambtelijke integratie Voorschoten en Wassenaar.

Samengevat beveelt de Rekenkamercommissie het volgende aan:

  1. Verzoek de colleges van burgemeester en wethouders op korte termijn om een notitie waarin de uitgangssituatie en ambities van de Werkorganisatie bij de start concreet staan omschreven. Zo’n notitie biedt een heldere basis voor evaluatie op een later moment.
  2. Geef de monitoring gedurende de komende twee jaar vorm door de colleges van burgemeester en wethouders te verzoeken in de reguliere halfjaarlijkse bestuursrapportage een beperkt aantal indicatoren op te nemen die een eerste beeld geven van de groei naar de “sterkere, betere en goedkopere” organisatie. Deze indicatoren geven (kwantitatieve) informatie over de ontwikkeling van de organisatie en de dienstverlening naar burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven.
  3. Monitor de kwaliteit van de interne serviceverlening naar de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeenteraden door middel van interviews met een steekproef van college- en raadsleden, zowel eind 2013 als eind 2014.
  4. Verzoek de colleges van burgemeester en wethouders te kunnen beschikken over een kort organisatieonderzoek (inclusief bevindingen uit een compact medewerkersonderzoek), indien al eind 2013/begin 2014 in de raden wordt gesproken over de aansturing van de Werkorganisatie.
  5. Doe de echte evaluatie van de ambtelijke integratie als de organisatie zich twee jaar heeft kunnen bewijzen, dus begin 2015. Doe dat in de bredere context van een analyse van de bestuurskracht die noodzakelijk is om de uitdagingen van de toekomst aan te kunnen. Ga dan uit van de bestuurlijke omgeving en toekomstverwachtingen van begin 2015 (vooral de stand van de decentralisaties). Bepaal – gegeven de onzekerheid over de bestuurlijke omgeving – de precieze vraagstelling van dit onderzoek pas eind 201. De Rekenkamercommissie – als orgaan op afstand en zonder directe beleidsverantwoordelijkheid – is desgevraagd bereid de regie en eindverantwoordelijkheid voor dit proces op zich te nemen. Ondersteuning door een klankbordgroep met een onafhankelijke voorzitter is wenselijk.

Meer informatie en onderbouwing van de aanbevelingen zijn terug te vinden in de brief aan de raden van 24 juni 2013.

Over de voortgang van de monitoring en evaluatie van de ambtelijke integratie Voorschoten en Wassenaar heeft de rekenkamercommissie op 9 februari 2015 een brief gestuurd aan de gemeenteraden en de colleges van Voorschoten en Wassenaar. In de brief stelt de rekenkamercommissie een aantal vragen over de voortgang.

Naar aanleiding van een door de Werkorganisatie Duivenvoorde uitgebrachte eindevaluatie heeft de rekenkamercommissie een reactie gestuurd per brief van 10 juli 2015. Naast een reactie op de eindevaluatie heeft de rekenkamercommissie ook een voorzet gedaan voor een vervolgonderzoek.

Wassenaar

Voorschoten