De Raad van de gemeente Voorschoten heeft op 22 maart 2017 raadsbreed een motie aangenomen om de Rekenkamercommissie te verzoeken een onderzoek in te stellen naar de ‘verbeteringen in het beheer van de gemeentelijke financiën’. De Rekenkamercommissie heeft hierop positief gereageerd. In de brief aan de Begeleidingscommissie voor dit onderzoek van 5 mei 2017 heeft de Rekenkamercommissie aangegeven op welke wijze dit onderzoek wordt uitgevoerd. In de brief van 7 juni 2017 is de Begeleidingscommissie geïnformeerd over de start van het onderzoek.
Centrale onderzoeksvraag
Wat zijn de belangrijkste oorzaken die hebben geleid tot de verslechtering van de financiële positie van de gemeente Voorschoten in de periode 2002-2017 en in hoeverre was er gedurende die periode bij de verschillende relevante gemeentelijke actoren (ambtelijk, college en Raad) voldoende inzicht in en overzicht van de financiële situatie van de gemeente om te kunnen (bij)sturen?
Rapport op 14 september 2017 aangeboden aan de gemeenteraad en op 21 september 2017 toegelicht in de commissie Burger en Bestuur.
In het rapport ‘Veel ambities, weinig aandacht voor financiën’ wordt de centrale onderzoeksvraag uitvoerig beantwoord. Graag verwijzen wij u naar het rapport en het persbericht.
Erratum
In het rapport van bevindingen (onderdeel van het rapport) staan op bladzijde 5 in de eerste alinea voorbeelden van niet gerealiseerde bezuinigingstaakstellingen, genoemd zijn Sportfondsen en de bibliotheek. Deze taakstellingen blijken wel gerealiseerd te zijn.
Toelicht rapport in commissie Burger en Bestuur op 21 september 2017
De toelichting van het rapport in de commissie Burger en Bestuur vond plaats op 21 september 2017 door Dolf Kamermans, voorzitter van de Rekenkamercommissie. De toelichting is hier te lezen.
Conclusies uit het onderzoek:
1. Verslechtering
De financiële positie van de gemeente Voorschoten is in de periode 2002-2017 verslechterd. De gemeenteschuld is in deze periode met € 35 miljoen gestegen en bedraagt nu € 43 miljoen (ultimo 2016). In de exploitatie is structureel ten minste € 1,3 miljoen minder ruimte dan aan het begin van de onderzoeksperiode. De exacte omvang van de structurele verslechtering in de exploitatie door het afgenomen vermogen is afhankelijk van de rentestanden en de financieringswijze van de schuld.
2. Oorzaken
Onvoldoende inzicht en overzicht om adequaat bij te sturen
De rekenkamercommissie komt tot de conclusie dat er bij de gemeente Voorschoten gedurende de onderzoeksperiode sprake was van onvoldoende inzicht in en overzicht van de financiële situatie van de gemeente om adequaat te kunnen bijsturen.
Door het ontbreken van dit zicht werden voorstellen door het college en de raad individueel beschouwd en beoordeeld vanuit hun politieke wenselijkheid en haalbaarheid. Daarbij was er sprake van een beperkte mate van professionaliteit en ondergeschiktheid van de financiële functie in relatie tot de primaire vakafdelingen en het bestuur binnen de gemeente. De beschikbaarheid van extra liquiditeit (NUON-gelden) maakte dat de politiek-bestuurlijke noodzaak ontbrak om scherp te letten op de ontwikkeling van de financiële positie. Bovendien was de hoogte van de schuldpositie geen relevant politiek item in Voorschoten. Eerst vanaf 2010 en met een nadrukkelijke impuls vanaf 2013, is dit gekanteld naar een professionele financiële functie. Daarnaast is er sprake van een sterke verbondenheid tussen politiek en samenleving (omgevingsgevoelig) en een politiek-bestuurlijke cultuur van het elkaar niet houden aan het verplicht aangeven van alternatieve dekkingsmogelijkheden als plannen worden gewijzigd.
Aanbevelingen van de rekenkamercommissie
Om een structurele verbetering van de gemeentelijke financiële positie te borgen beveelt de rekenkamercommissie het volgende aan:
Aanbeveling 1: Vergroten kennis
Geef alle raadsleden een training over de financiële huishouding van de gemeente waarbij aandacht wordt besteed aan de algemene werking van de gemeentelijke financiële huishouding, en waarbij ook de concrete beïnvloedingsmogelijkheden van de raad als het gaat om de exploitatie en vermogens- en schuldpositie aan de orde komen.
Aanbeveling 2: Verbeteren informatievoorziening
De stukken die naar de raad gaan dienen zo inzichtelijk mogelijk te zijn opgesteld. Van alle voorstellen die naar de raad gaan dienen korte- en langetermijneffecten wat betreft de balans, de exploitatie en impact voor de samenleving inzichtelijk te worden gemaakt.
Aanbeveling 3: Verder uitwerken en toepassen normen en financiële kaderstelling
Naast vergroting van de kennis en verbetering van de informatievoorziening (inzicht) is een verdere uitwerking van de normering en financiële kaderstelling van groot belang. Deze kaders zijn grotendeels al aanwezig. Wij bevelen aan om deze te herijken en strikte afspraken te maken over de toepassing daarvan.
Aanbeveling 4: Instellen auditcommissie
Stel een gemeentelijke auditcommissie in voor tussentijds (apolitiek) overleg tussen raad, accountant en financiële functie.
Aanbeveling 5: Gedrag veranderen binnen politiek-bestuurlijke cultuur
Werk concreet uit wat het gewenste gedrag is van individuen binnen het college en binnen de raad, en wat de gewenste omgangsvormen zijn tussen het college en de raad, en binnen de raad tussen de coalitie en de oppositie. Besteed daarbij ook aandacht aan onderwerpen als: Wie bewaakt de gemaakte afspraken (het afgesproken gedrag)? En hoe wordt dat teruggekoppeld en geëvalueerd?
Aanbeveling 6: Implementatie van de aanbevelingen
Aanbeveling 6.1:
Stel voor de uitvoering van deze aanbevelingen een gezamenlijke werkgroep in vanuit de raad en het college, met de opdracht uiterlijk 1 januari 2018 het eindresultaat op te leveren. Dit omvat een implementatieplan met toetsbare acties (smart), waarbij vooral de samenhang wordt aangegeven. Zorg daarbij dat eerst (of tegelijkertijd) wordt gewerkt aan de aanbeveling 2 (informatievoorziening). Immers als deze aanbeveling is geïmplementeerd, kan de politiek-bestuurlijke cultuur niet meer gelden als excuus om niet aan het eigen gedrag te hoeven werken.
Aanbeveling 6.2:
Betrek de inhoudelijke resultaten van de werkgroep tevens bij het introductieprogramma voor de nieuwe raad die in 2018 worden gekozen.
De rekenkamercommissie biedt desgewenst graag de helpende hand om de werkgroep te ondersteunen bij het opstellen van het implementatieplan.